Een evenement organiseren? Dé ultieme checklist!

Het succes van jouw congres, beurs of ander zakelijk evenement? Dat zit voor een belangrijk deel in de voorbereiding. Met ons stappenplan én de handige evenementenchecklist weet je zeker dat je niets vergeet.

Waarom organiseer je een evenement? Wat en wie wil je bereiken? Wanneer is je evenement geslaagd? En wat mag het kosten? Dat zijn belangrijke vragen als je begint met het organiseren van een evenement. Je zult merken dat als je even de tijd neemt om hier goed over na te denken, je veel andere keuzes (locatie, programma etc.) veel makkelijker maakt!

Een evenement organiseren kost veel tijd en energie. Het helpt als je een team samenstelt en taken kunt verdelen. Zorg dat wel dat je handig samen kunt werken in één document, zodat je niet steeds op zoek moet naar de juiste informatie. Zorg dat je ruim op tijd met je voorbereidingen start. Soms zijn locaties bijvoorbeeld al ruim een jaar vooruit geboekt.

Het draaiboek is jouw houvast tijdens de voorbereidingen. Zet hier in alle afspraken en contactgegevens met leveranciers en anderen die meewerken aan jouw evenement. Hoe verder je komt, hoe gedetailleerder je het tijdsschema voor jouw evenement maakt. Probeer jezelf nu al zoveel mogelijk vrij te plannen van taken tijdens het evenement, zodat je je handen vrij hebt om de grote lijnen te bewaken.

Aan een evenement werken vaak tientallen mensen van verschillende bedrijven mee. Zorg dat ze op tijd een duidelijke briefing hebben: hoe laat verwacht je ze, waar moeten ze aan denken? Hoe concreter, hoe beter! Zorg dat je op de dag van je evenement tijd inruimt om de eventcrew, parkeerbegeleiders, gastvrouwen etc. te briefen en de techniek te testen.