Een evenement organiseren? Dé ultieme checklist!

Een evenement organiseren? Dé ultieme checklist!

Het succes van jouw congres, beurs of ander zakelijk evenement? Dat zit voor een belangrijk deel in de voorbereiding. Met ons stappenplan én de handige evenementenchecklist weet je zeker dat je niets vergeet.

Stap 1: Doel bepalen

Waarom organiseer je een evenement? Wat en wie wil je bereiken? Wanneer is je evenement geslaagd? En wat mag het kosten? Dat zijn belangrijke vragen als je begint met het organiseren van een evenement. Je zult merken dat als je even de tijd neemt om hier goed over na te denken, je veel andere keuzes (locatie, programma etc.) veel makkelijker maakt!

Stap 2: Taken verdelen

Een evenement organiseren kost veel tijd en energie. Het helpt als je een team samenstelt en taken kunt verdelen. Zorg dat wel dat je handig samen kunt werken in één document, zodat je niet steeds op zoek moet naar de juiste informatie. Zorg dat je ruim op tijd met je voorbereidingen start. Soms zijn locaties bijvoorbeeld al ruim een jaar vooruit geboekt.

Stap 3: Draaiboek maken

Het draaiboek is jouw houvast tijdens de voorbereidingen. Zet hier in alle afspraken en contactgegevens met leveranciers en anderen die meewerken aan jouw evenement. Hoe verder je komt, hoe gedetailleerder je het tijdsschema voor jouw evenement maakt. Probeer jezelf nu al zoveel mogelijk vrij te plannen van taken tijdens het evenement, zodat je je handen vrij hebt om de grote lijnen te bewaken.

Stap 4: Briefings en tests

Aan een evenement werken vaak tientallen mensen van verschillende bedrijven mee. Zorg dat ze op tijd een duidelijke briefing hebben: hoe laat verwacht je ze, waar moeten ze aan denken? Hoe concreter, hoe beter! Zorg dat je op de dag van je evenement tijd inruimt om de eventcrew, parkeerbegeleiders, gastvrouwen etc. te briefen en de techniek te testen.

Terug naar overzicht

Bekijk onze eventcases en laat je inspireren
Artikeloverzicht
Elevate Your Event: 12 experts over de eventwereld in 2040

Ontdek, leer en connect op 20 maart in de Midden Nederland Hallen.

Lees meer
XXL-uitbreiding voor Midden Nederland Hallen

Jacco van der Tak (burgemeester gemeente Barneveld) en Timo Kruft (eigenaar Midden Nederland Hallen) brengen een toost uit op het bereiken van het hoogste punt van de nieuwe theaterhal.

Lees meer
Het shopmanagers event van ONLY Stores

Iedere jaar organiseert ONLY Stores Holland een tweedaags-event voor alle 150 shopmanagers in Nederland. Dit keer in de Rijtuigenloods!

Lees meer

Deel dit artikel

Deel via Whatsapp Deel via mail Kopieer url De url is gekopieerd.